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优秀技术论文推荐:房屋检测报告项目归档的研究

2019-04-17 10:15:55 检测圈 阅读

  房屋检测报告项目归档的研究

  张明明

  (上海钧测检测技术服务有限公司 上海 201999)

  项目档案具有不可再生、很难办理、经手人员多、人员变化大以及是报告出具时的重要参考文件等特点,加强项目档案管理意义重大。本文阐述了项目档案管理的意义、现状及如何加强管理。

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  1、加强项目归档管理的意义

  项目档案记录了项目的全过程,是项目的历史见证,是维护检测单位合法权益的重要凭证,同时项目档案是报告出具时的重要参考文件;这不仅仅是技术人员的工作,也是工程管理人员的工作,需要相互配合相互监督才能更好地完成。项目归档具有不可再生、很难办理,经手人员多,人员变化大等特点。因此加强项目档案管理,确保项目档案的齐全、完整、准确具有非常重要的意义。

  2、项目归档管理的现状

  钧测的项目档案目前都是纸质版的,需要对电子版进行打印后,再进行填写,所以就存在修改麻烦的问题,但是与此同时也带来了更好的准确性和权威性。总体形势让人乐观,但是项目归档管理仍存在着不少问题,急需进行改进。

  2.1对内容和日期顺序不够了解

  新人在进行项目归档时总会出现不知道一套规档资料有哪些,以及时间顺序矛盾的问题。其实项目归档的内容分为8块,分别是方案、合同评审、合同、仪器设备使用表、原始记录、报告审核表和审核报告、计算书、和正式报告,日期的顺序也是如此。

  2.2资料填写不规范

  目前我们的各项资料的制作都够规范,其中的问题主要有:错了直接涂改、使用设备对不上、正式报告没有水印等等问题。而想要解决这些问题,就需要我们按照规范的做法来做。首先是方案,工程概况要修改齐全,不能出现一个工程概况两个地址这种明显的矛盾,仪器设备要与报告中、原始资料中一致,日期一般比报告提前15-20天,确保在委托日期前。其次是仪器设备使用表,借还日期和设备要对的上。接下来是原始记录,修改要用杠改法,并签字,内容不能留空,仪器型号后面要写上仪器具体名称,最重要的是原始记录反映的是现场检测的成果,所以不得回来重抄,这就要求我们在现场检测的时候就要规范填写。再次是报告审核记录表,要注意日期,编写日期要在正式报告日期前,编号那一栏应该是项目编号,例如19010,而不是报告编号。

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  最后是正式报告,正式报告是最重要的一环,因为正式报告不仅影响项目归档,还要出具给业主,可以说是大家智慧的成果,是企业的脸面,所以必须重视。正式报告要注意水印、仪器型号、二维码、页边距,封面说明格式都要对,签字那一页的日期和封面的报告日期应该是一致的。体系外的规范应该加一条判定标准。同时,人员名字之间空两格,目录小标题字体要一致,规范最后一个要句号,邮编电话顺序要对,平面位置示意图使用了百度地图的要彩打,普通图要使用大打印机打印水印会更清晰。

  2.3对体系人员了解不清

  很多人在找人签字时,思路不明确,都是随意找人签,这里要注意,现场检测的要体系内的员工,不得是实习生,审核人必须是有授权的人签字。

  档案管理工作对现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作,就必须立足于企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,立足于服务领导、服务项目、服务业主,使档案管理工作更好的为企业发展服务。

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