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高效完成行政工作之捷径:合理利用工作清单

2019-04-08 14:37:03 检测圈 阅读

  如何利用工作清单高效完成行政工作

  王春红

  (上海钧测检测技术服务有限公司 上海 201999)

  【摘要】:在日常的工作中,我们也要积极养成每天列一份工作清单的习惯,将繁琐的工作打理清晰,按照紧急次序一件件完成,必将极大地提高我们的工作效率。

  【关键词】:工作清单,主次分明,高效

  不管是政府机构还是企事业单位,我们都能看到行政部门的存在。而行政部门的主要工作就是为上级到下级起到一个承上启下的作用,上服务于领导,下服务于各部门和所有同事,其本质我认为就是服务。

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  1、行政工作的繁杂

  行政工作可以说是千头万绪、纷繁复杂的,作为基层的行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。而如何做好行政工作的本质高效的服务,我认为最重要的就是要有时间观念。

  事实上,在工作中,大多数人都会感到时间不够用。虽然我们都很清楚时间与自己的工作有着非常重要的关系,但是我们经常还是会觉得在上班时间内无法完成自己的工作。而这个时候经常就会习惯性的进行自我安慰,自我暗示:不是我偷懒,不努力工作,而是因为工作量太大,明明从一上班开始我就在很努力的工作到下班,甚至是加班,他们会抱怨说,一天就24个小时,扣掉上班下班、吃饭睡觉的时间,我基本都是在工作了;我已经把工作带回家做了;我几乎没有休息日;我已经加班到晚上9点了,我已经如何如何…… 那么给你一天8小时的工作时间,真的是不够用吗?排除也许你受到了个别黑心老板的残酷剥削,目前的工作对你来说真的是分量太重了吗?你是否身兼数职,你是否需要日理万机? 其实,遇到这种问题,你大可以抬头看看身边的同事,是不是他们都和你一样,工作忙碌得不可开交?如果不是,那十分不客气地说,这只能说是你个人的问题了。

  2、如何解决时间不够用

  那如何才能解决好这个时间不够用的问题呢?我的建议是每天到公司的第一件事就是将当天需要做的事按照轻重缓急罗列出来,并设定每个任务的时间。每天花几分钟时间列出一份条理清晰的工作清单,对一天的工作都有着极大的帮助,所以,在日常的工作中,我们也要积极养成每天列一份工作清单的习惯,将繁琐的工作打理清晰,按照紧急次序一件件完成,必将极大地提高我们的工作效率。

  3、工作清单的必要性

  那为什么要列一个工作清单呢?无论你是职场新鲜人,还是工作多年的职场达人,都需要一份简明扼要的工作清单。因为一个人如果每天都是在紊乱状态中开始的,那么也许整天都会手忙脚乱,处于被动应付的局面。但是,如果每天早上都能花点时间思考今天该做什么,让零零碎碎的思路在思考中逐渐清晰,知道自己今天着重要做什么,如何去完成,会让自己的工作更具有条理性,目标也容易达成。

  整理一个目的清晰、可执行的工作清单,不仅能有效利用时间,也能让自己在工作中变得更加主动,更有信心。简而言之,列清单可以为我们带来以下好处: 1.对自己的工作进度一目了然;2.可以每天摸索一种能节省时间的窍门;3.使你尽可能早地中止那些毫无收益的活动;4.你可以腾出足够的时间,突击处理最急迫的事情; 5.把主要精力用于从长远考虑收益最大的事。

  4、如何列工作清单

  一份有效的工作清单不但应该简明扼要、主次分明、目标清晰,也需要实施步骤简单,容易在短时间内迅速写完。每一天运用标准化的实施步骤,在长期的坚持下,就会越写越快,不需要深思就能切中关键,让每一天的工作都井然有序,高效完成,再也不用熬夜加班。

  那么如何写工作清单可以遵循以下四个步骤: 1.列清单前要设置可实现的目标; 2.分化目标,把大目标变成小目标;3.制定出完成目标的工作计划;4.清点每天需要完成的工作量。几点注意事项,终结“加班狂”整理工作清单的目的只有一个,就是将时间花在真正重要的事情上,最终减少我们工作的时间,获得一种轻松的生活状态。因此一定要懂得时间的分配,本着先重后轻、先紧后慢、先急后缓的原则,梳理清楚。 另外在安排计划时需留有一定的空闲时间以应对突发的事情,避免整体计划失败。当然工作清单只是参考,它并不是僵化不变的,当事情有变化时可适度调整,吸取经验将以后的工作计划定得更具有可行性。

  那么,列工作清单还需要注意哪些事项呢? 1.遵守轻重缓急,本末先后的原则; 2.使用先紧后慢,先急后缓的工作方法; 3.设定每件事的起始时间和结束时间;4.给自己留出空闲时间,做突发事情;5.我一次只集中力量干一件事;6.根据事情进展,适度调整工作,监督计划的可行性。

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  每一天都规划好自己,在现代竞争日益激烈的社会环境里,每个人的时间都越来越紧张,需要完成的工作任务、学习任务越来越多,面临的诱惑也越来越多,这时候,能否规划好自己,能否在最短时间完成目标,成为首要问题。

  每个人都有梦想,但有的人做事效率很高,将事情处理得井井有条,仿佛不费力就达到了自己的目标,活得越来越滋润。有的人看上去总是在忙,却越忙越穷,离自己的梦想越来越远。为什么同样的时间,效率差别那么大?为什么同样的努力,效果如此不同?真的只是自己的运气不好吗?真的是自己的事情比别人多吗?不要再找借口了,也不要再拖延下去了,现在就开始吧,就从列一份工作清单开始,向你的梦想迈进。

  在刚开始拟定工作清单时,不太容易进入状态,因而花费的时间也会多一些,很多人就认为这是浪费时间而放弃。但是只要坚持一段时间,在看到显著的成果后,当看到自己逐渐从工作的负面情绪中脱身,变得悠闲从容,再继续下去就会容易很多,因此,任何事情贵在开始,重在坚持。高效利用时间是一种能力,而且是一种应付现代社会的必备能力,但是这种能力不是先天就有的,而是需要日积月累的训练。从现在开始,做一份工作清单,“浪费”你的三五分钟,珍惜你的每一天。

  5、公司在工作清单中的实际操作

  而现在我们公司的同事每天都能在钉钉上对自己一整天的工作进行总结,对第二天的工作就行计划都是很有必要性和前瞻性的。这其实就是在列工作清单。当然我们在做第二天的计划的时候一定要有一个具体的规划,最好清楚到哪个时间段做哪件事情,把整个工作时间进行统筹规划,再对照下班时候的工作日志就可以清楚的了解到自己一整天的工作状态和工作进度,也是对自己的一个小的考核。特别是在繁琐的行政工作中,只要能够坚持去做工作清单,并按时、按质按量完成,那我们的工作必然是高效的。

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